Invitado Microsoft Word es, sin duda alguna, uno de los programas más utilizados en todo el mundo, que sirve para escribir cartas sencillas, crear contratos, redactar trabajos académicos o informes y para muchas otras tareas más. Este programa, que se incluye dentro del Paquete Office de Microsoft, ayuda tanto a los particulares como a las empresas en su trabajo diario.
MS Word o simplemente Word tiene una amplia gama de funciones que puedes utilizar. Hoy vamos a hablarte de 8 de las funciones más útiles e importantes. Vamos a explicar las funciones básicas y avanzadas de Microsoft Word para que puedas sacar el máximo partido a la aplicación.
1. Pasar de DOC a PDF
Los archivos PDF son útiles para compartir y distribuir documentos de forma que sean vistos de la misma manera por todas las partes. Cuando compartes un documento, quieres que el destinatario pueda abrirlo fácilmente y la mejor manera de asegurar que esto ocurra es convirtiendo tu documento a PDF.
Normalmente, se crean los documentos en formato DOC con Word y luego se convierten en PDF. Puedes usar una aplicación online como Smallpdf para pasar tus archivos de Word a PDF en cuestión de segundos, sin que tus documentos sufran ningún cambio, se van a mantener el mismo diseño y el mismo formato.
Pero además, otra ventaja de utilizar documentos en PDF es que resulta mucho más fácil fusionar varios documentos un único documento PDF, cosa imposible de hacer con el resto de tipos de archivo.
2. Utilizar atajos de teclado
Los atajos de teclado o teclas de acceso rápido, pueden ayudarte a ahorrar bastante tiempo en tus tareas diarias, permitiéndote utilizar ese tiempo de más de forma más productiva.
Hemos recopilado una lista de los atajos de teclado más comunes y útiles de Word para ayudarte en tus tareas diarias. Damos los comandos de Windows, pero también funcionan en Mac, cambiando la tecla Crtl por la de Comando:
• Estilo
Las tres opciones de formato más populares para el estilo y el énfasis son la cursiva (Ctrl+I), la negrita (Ctrl+B) y el subrayado (Ctrl+U). Al utilizar cualquiera de estos atajos de teclado se aplicará o eliminará el formato del texto seleccionado o, si no hay texto seleccionado, el formato se aplicará a cualquier texto que se escriba después.
• Mayúsculas
Tanto para resaltar partes del texto, o para corregir frases enteras que has puesto en mayúsculas por error, no hace falta que lo borres todo y lo vuelvas a escribir: solo tienes que resaltar el texto en cuestión y pulsar Ctrl+Mayúsculas+A para ponerlo todo en minúsculas/mayúsculas.
• Alineación
Puedes centrar el texto con Ctrl+E, alinear a la izquierda con Ctrl+L o a la derecha con Ctrl+R. Y si quieres ordenar tu documento haciendo que el principio y el final de cada línea se alineen perfectamente con los márgenes, puedes seleccionar justificar con Ctrl+J.
• Hipervínculo
Resalta una palabra o frase que quieras enlazar a una página web y pulsa Ctrl+K. Aparecerá un cuadro de diálogo para que introduzcas la dirección web a la que se va a enlazar el texto. El texto seleccionado se convertirá en un hipervínculo azul y subrayado que se puede pulsar para visitar la página web asignada.
• Navegación
Pulsa Ctrl+F para buscar, lo que te permitirá introducir la palabra o frase que buscas y ser llevado directamente a ella. Como alternativa, al pulsar F5 en Word se abre una herramienta de búsqueda más completa, así como utilizar la función Buscar y Reemplazar (Ctrl+L).
• Selección
No es necesario utilizar siempre el ratón para resaltar el texto seleccionado; las teclas Mayúsculas+Flecha también realizarán esta función. Mayús+Izquierda/Derecha resaltará un carácter cada vez, Mayús+Alt+Izquierda/Derecha una palabra cada vez, y Mayús+Ctrl+Izquierda/Derecha una línea entera cada vez.
• Recuento de palabras
Si pulsas Ctrl+Mayús+G, aparecerá instantáneamente tu recuento de palabras para proporcionarte esa importante afirmación visual de que, efectivamente, estás avanzando con paso firme hacia tu objetivo.
3. Escribir texto en cualquier zona del documento
Al dar doble clic con el ratón en cualquier espacio en blanco de un documento Word, podrás escribir allí donde hayas marcado. Esta funcionalidad convierte el documento en una pizarra donde poder escribir donde quieras.
4. Mostrar caracteres invisibles
Cuando se trabaja en documentos con distintos estilos o formatos, con columnas u otras particularidades, editarlo puede requerir bastante tiempo. Para llevar un control del formato, lo más práctico es habilitar las marcas ocultas (espacios, párrafos, etc.) con Crtl+8.
5. Insertar objetos
Además de imágenes, puedes insertar otro tipo de archivos en Word, como tablas de Excel o incluso documentos PDF. Tan solo tienes que hacer clic en Insertar > Objeto, con lo que se abre un cuadro de diálogo donde puedes elegir la clase de objetos que se pueden añadir.
6. Proteger tu documento
Si necesitas dotar de protección a tu documento de Word, dale clic a Archivo > Información. En esta ventana podrás ponerle una contraseña al DOC, pero también es posible gestionar los permisos para editarlo o visualizarlo.
7. Incluir una calculadora en el documento
Aunque el Sistema Operativo de un ordenador tiene calculadora, puedes añadir una fácilmente haciendo clic en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido, y seleccionando la opción de Todos los comandos en el menú desplegable, donde tendrás que encontrar la calculadora y moverla a la zona de herramientas de acceso rápido.
8. Señalar las últimas ediciones
Pulsando Shift+F5 irás saltando por todos los puntos del documento recientemente editados. Es especialmente útil cuando abres un documento de nuevo, y no recuerdas en qué parte concreta estabas trabajando.
Aunque existen muchas otras funciones que hacen de Word la herramienta fundamental que es, te hemos presentado las más útiles, que harán que trabajar con esta aplicación sea más sencillo que nunca.