Invitado Excel es una de las herramientas más utilizadas en el mercado y es posible que aunque te creas experto, hay posibilidades en Excel que no sabías ni que existían. Por ejemplo, es muy probable que no sabias como hacer un diagrama de Gantt en Excel. Es por ello, que en este post te mostraremos 15 funciones muy útiles de Excel.
¡Acompáñanos a descubrirlo!
1. Pegado especial
Toda la información que se encuentra en las celdas puede ser pegada a otras celdas, a través de la opción de “Pegado especial”. Gracias a esta opción puedes elegir cuáles elementos copiar y cuáles no.
Para ejecutarlo sólo debes copiar lo que hay en la celda pulsando Control + C, y luego Ctrl + Alt + V para seleccionar lo que quieres copiar y hacer el pegado especial. Al momento de pegarlos en la otra celda debes pulsar Alt + E + S + V.
2. Recuperar lo que ha sido borrado
Muchas veces al manejar tanta información en las celdas, hace que se cometan ciertos errores y se quiera recuperar lo borrado. La solución a esto es muy fácil y rápida, basta con pulsar Ctrl + Y para revertir todo lo que se ha eliminado.
3. Resaltar los duplicados
La detección de datos duplicados es una de las funciones más útiles cuando se trabaja con Excel. Aunque se explica en la misma guía de la herramienta cómo trabajar con los datos duplicados, mucha gente no lo conoce.
Se realiza de la siguiente manera:
- Seleccionar todas las columnas o filas a analizar.
- En la pestaña de Inicio, pulsar la opción de Formato condicional.
- Ubicar en el submenú la opción de “Reglas para resaltar las celdas” y seleccionar “Valores duplicados” o “Duplicar Valores”.
- Pulsar Aceptar para finalizar y resaltar datos duplicados en Excel.
4. Combinar y dividir celdas
Es una de las funciones más utilizadas para la maquetación de la hoja de cálculo, ya que permite modificar su tamaño original. Solo hay que ir hasta la pestaña de Inicio > Combinar celdas.
En caso de que necesites dividirlas, debes seleccionar las celdas y volver a pulsar en el menú anterior.
5. Modo oscuro
Dentro de las múltiples actualizaciones de Windows 10, nos encontramos con cambiar la pantalla a modo oscuro Excel. Para habilitar la opción hay que seguir el siguiente menú Archivo>Opciones>General>Tema de office y desde allí se puede elegir el color negro.
6. Ordenar las celdas alfabéticamente
Hay varias formas de ordenar datos de las celdas de Excel, pero una de las más fáciles consiste en ir a Inicio>Edición>Ordenar y filtrar. Desde allí, es suficiente con utilizar la opción de ordenar de la A a Z o de Z a A, según sea necesario
7. Colocar el borde diagonal a una celda
Aunque Excel viene con opciones predeterminadas para los bordes de sus celdas, también cuenta con opciones avanzadas que pueden ser modificadas. Para añadir un borde diagonal a la celda, hay que hacer lo siguiente:
- Seleccionar la celda.
- Ubicar la opción Inicio>Bordes.
- Seleccionar Más bordes.
- Verificar en la previsualización y hacer clic en la mitad de la celda.
8. Asignar contraseña a un documento
Algunas veces se requiere colocar una contraseña en documentos de Excel, para que no cualquiera pueda abrirlo. De esta manera, es necesario seguir el siguiente atajo: Archivo>Información>Proteger libro>Cifrar la contraseña. Es momento de escribir la contraseña y escribirla una vez más para confirmarla.
9. Lista desplegable
Las listas desplegables en Excel nos ofrecen la facilidad de elegir uno de los valores que se encuentran dentro de ellas. Para hacerla, es necesario seleccionar una celda y luego hacer clic en Datos>Validación de datos. Después, ubicar la opción “Lista” y colocar todos aquellos elementos que se desea incluir en ella. Es importante separarlos con punto y coma. También es posible configurar la actualización automática de la lista desplegable en Excel.
10. Borrar las columnas en blanco
Tener que revisar celda por celda para tratar de borrar la información que está dentro de ella, puede requerir mucho tiempo. Afortunadamente, esta es otra de las 15 opciones y características que nos ofrece Excel que no sabías que existía, un método sencillo y rápido. Estos son los pasos a seguir:
- Seleccionar las celdas y filas que deben analizarse.
- Ir a la opción de Inicio>Edición>Buscar>Ir a especial>Celdas en blanco y luego aceptar.
- Una vez que se hayan seleccionado las celdas pueden eliminarse haciendo clic dentro de cada pestaña desde Inicio>Celdas>Eliminar.
11. Hacer la corrección del texto automáticamente
Es posible que con el manejo de datos en Excel, se cometa el error de escribir una palabra de manera equivocada. Pero, este programa nos permite realizar una corrección automática del texto a través de Opciones>Revisión>Opciones de autocorrección. Una vez allí, se puede reemplazar el texto erróneo por el correcto y para completar el cambio hacer clic en Aceptar.
12. Bloqueo de celdas
Trabajar en equipo en Excel puede ser algo beneficioso para todos, ya que se trabaja más rápido. Sin embargo, en algunos casos es posible que sea necesario bloquear las celdas, para que nadie más pueda editarlas.
Esto puede realizarse del siguiente modo:
- Seleccionar todas las celdas.
- Buscar el botón que tiene una flecha en la parte de sección fuente, desde el apartado Inicio.
- Pulsar en Proteger y desmarcar Bloqueada y aceptar.
- Seleccionar todas aquellas filas que deban ser bloqueadas.
- Pulsar en el botón de la flecha y la pestaña proteger las marcas en la opción Bloqueada.
13. Fijar una fila o columna
Cuando se trabaja con muchos datos, es posible que se pierda de vista alguna columna o fila que ofrece información sobre cada variable que está en su interior. Una manera de que esto no suceda es haciendo que se mantenga fija.
Para lograrlo es necesario ir a la fila o columna que se desea fijar, y luego, hacer clic en Vista>Inmovilizar, para finalmente seleccionar la opción que más le convenga.
14. Pasar un PDF a Excel
Cuando se realiza la importación de una tabla que se encuentra en un archivo PDF, para extraer sus datos, la mejor opción es convertirlo en un archivo de Excel. Los pasos a seguir son:
- Ir a la pestaña Datos>Obtener datos>Desde un archivo.
- Verificar si aparece la opción desde un PDF o desde Texto/CSV.
- Ubicar el archivo PDF y hacer doble clic sobre el nombre del mismo.
- Revisar si está la opción Table para cargarla a Excel.
- Tras cargarla, cerrar el documento PDF.
15. Dejar activado el autoguardado
Para que no ocurra ningún error de pérdida de datos, nada tan seguro como activar la función de autoguardado. Sólo es necesario ubicar la opción de “Autoguardado” ubicado en la barra superior. Seguidamente, bastará con ingresar a la cuenta de OneDrive y colocarle un nombre al documento.
Ahora que conoces las opciones y características de Excel que no sabías que existían, estamos seguros que estás preparado para sacarle el máximo provecho a esta brillante herramienta.