Invitado El uso de softwares para asistir en las tareas ya es una práctica muy extendida y común entre las empresas. Nos encontramos en una época dorada para el desarrollo de software, ya hace varios años que vienen creándose aplicaciones y herramientas hechas específicamente para ayudar a las empresas en su día a día.
Con la implementación de un software, se busca poder automatizar procesos, ahorrar tiempo y también poder ahorrar gastos y recursos. No obstante, la elección de un software no adecuado puede suponer todo lo contrario.
Sabemos que la idea de buscar un software puede resultar apabullante y puede llevar a que abandonemos la tarea antes siquiera de haberla empezado. Por eso, hemos confeccionado una lista de cosas a tener en cuenta antes de invertir en un software.
Los 7 Aspectos a considerar antes de elegir el Software para tu Empresa
Con una sencilla búsqueda podemos encontrar miles y miles de programas distintos para todo tipo de funciones. El dinero nunca sobra, y si vamos a invertir en un programa, queremos que sea definitivo y que sea el mejor.
Para ello, recomendamos tomarse un tiempo y tener en cuenta estos aspectos antes de decantarse por uno.
1. Conoce las ofertas en el mercado
Antes de poder elegir que tipo de software necesitamos o queremos utilizar, tendremos que echar un vistazo a cuáles son las posibilidades, por el contrario podemos encontrarnos buscando una aplicación que aún no existe.
Una búsqueda rápida, utilizando las palabras clave puede servirnos para encontrar qué tipo de softwares existen. No solo eso, también podemos buscar si existen versiones más genéricas o específicas, dependiendo de lo que busquemos.
Además, muchas páginas web se dedican a hacer listas de los mejores tipos de softwares de un determinado tipo. De esta manera, no solo puedes conocer de forma detallada cómo funcionan o sus características, también ayudan a decirte cuales son los pros y contras y cual es el mejor de entre los seleccionados.
Un claro caso es este listado de los mejores softwares de gestión empresarial. Ahí se explica en general que son y cómo funcionan estos softwares, se dividen en grupos y cada uno tiene una descripción detallada sobre sus funcionalidades.
Una vez que tenemos bajo control todo lo que estos softwares pueden ofrecernos, podemos tener una idea más clara de la situación y así tomar una mejor decisión.
2. Conoce las necesidades de tu empresa
Si bien esta lista no está en orden y hay acciones que se pueden llevar a cabo contemporáneamente, tanto este punto como el anterior son los puntos de partida más importantes a la hora de empezar con la búsqueda de un software para nuestra empresa.
Así como no podemos buscar un software sin saber que opciones existen, tampoco podemos buscar un software sin saber para qué lo utilizaremos y cómo puede servir a mejorar los procesos de nuestra empresa.
Toda empresa tiene necesidades, es un hecho, sin embargo, no todas son igual de importantes ni todas pueden ser solucionadas por un software. Debes analizar la situación de tu empresa y ver en qué departamento o sector la implementación de un software específico puede ser de ayuda.
Puede ser que, si bien necesaria, la implementación de un software pueda ser contraproducente en un determinado sector. Para elegir un software también es necesario decidir de qué manera y donde su implementación será óptima.
3. Compatibilidad con la empresa
La compatibilidad es un factor determinante en todo software. Un programa debe poder implementarse de manera correcta con el sistema que existía anteriormente. Solo de esta manera conseguirá mejorar la situación actual.
Seguramente el sistema que estábamos utilizando hasta ese momento tenía un funcionamiento específico, importaba los datos y exportaba los resultados de una manera determinada. Nuestra empresa, por tanto, estará establecida de manera que encaje con este funcionamiento.
No es obligatorio que el nuevo programa que decidamos utilizar funcione de la misma manera, pero sí es importante que pueda implementarse con facilidad. Gran parte de los softwares tienen en cuenta la transición de un programa a otro y vienen preparados. Poseen asistentes virtuales y aceptan el tipo de archivos de los programas más populares.
No obstante, la compatibilidad con nuestro sistema anterior no es lo único importante. También debemos estudiar y analizar muy cuidadosamente si el programa es compatible con aquellos trabajadores que deberán usarlo a diario.
Es posible que sea necesario un periodo de formación, pero también debemos tener en cuenta que sea sencillo, que tenga una interfaz amigable y que su implementación no resulte más tediosa que el sistema anterior. De lo contrario, nunca se implementará de manera óptima.
4. Conoce el desarrollador/proveedor
Hacer una búsqueda sobre quién está detrás del software que nos interesa puede ser de gran ayuda. Esta búsqueda no debe centrarse en las personas o la empresa en sí, aunque puedan parecer datos relevantes, nos interesa el producto no cuántas y qué personas están detrás de él.
Puedes contactar directamente con ellos y, en base a su atención al cliente, ya hacerte una idea de si son una empresa en la que puedes fiarte o no. Una empresa que contesta rápido y de manera detallada tus dudas, será una empresa que podrá ayudarte si tienes algún problema con el software una vez implementado.
Además, vivimos en una época donde están muy extendidos los comentarios y las opiniones de los clientes, lo cual nos puede ser de gran ayuda. Sin embargo, hay que tener en cuenta que son un arma de doble filo y no todas deben tenerse en cuenta al 100%. Lo que puede ser una aberración para otros, puede ser ideal para nosotros.
Finalmente, otra opción, es buscar referencias y contactar con otras empresas que ya usen este software. Ellos podrán darnos una opinión honesta y verdadera sobre cómo funciona el programa. Sin embargo, hacemos de nuevo hincapié en que cada empresa tiene necesidades y funcionamientos distintos y por tanto, un software puede encajar mejor o peor.
5. La opción de la personalización
Puede darse el caso que consigamos un proveedor que nos convenza y un programa que pueda sernos útil pero que, sin embargo, sea muy genérico y no encaje perfectamente con lo que necesitamos.
En ese caso podemos, o bien, descartar el programa ― lo cual sería una pena ya que, como dijimos, el proveedor nos convence ― o bien consultar con los desarrolladores si tiene la opción de personalizar el programa.
Muchos softwares se basan en códigos fuente libres, es decir, que son gratuitos y pueden ser modificados a placer. Si este es el caso, seguramente los desarrolladores podrán darte una mano y hacer modificaciones para que el programa se adapte más y de mejor manera a tu empresa.
Por otro lado, también existen desarrolladores independientes que se encargan de modificar y personalizar programas, en caso de que el proveedor no ofrezca este servicio.
También existen programas que, aunque no se basen en código fuente libre, ofrecen varias opciones de personalización. Puede ser con modificaciones específicas del programa o a través de add-ons o plugins, que funcionan como complementos y añades funcionalidades para específicas para satisfacer nuestras necesidades.
Cuanto menos rígido y más flexible sea un software, mejor podrá adaptarse a tu empresa, por eso creemos que la personalización es un factor muy importante a tener en cuenta.
6. Actualizaciones
El tiempo pasa y la tecnología no para de avanzar, es por eso que un programa que podía ser innovador y fantástico en un momento, pueda estar desactualizado y obsoleto a los pocos años.
Esto no quiere decir que debamos cambiar de software cada determinado tiempo. Al contrario, si elegimos bien un software, no será necesario cambiarlo en mucho tiempo.
Para eso es importante tener en cuenta como un programa hace frente al paso del tiempo y esto es a través de las actualizaciones. Estas no solo sirven para corregir errores, sino que también pueden añadir funcionalidades específicas en base a necesidades puntuales.
Un software que tenga muchas actualizaciones, es sinónimo de un equipo de desarrolladores que están en constante búsqueda de mejorar y de encontrar lo que sus clientes necesitan. Así como nosotros cuidamos de nuestros clientes y sus necesidades, también debemos exigir lo mismo de los programas que utilicemos.
7. Prueba gratuita
La mejor manera de saber cómo funciona un programa es probándolo. No obstante, no queremos gastarnos dinero en un programa si aún no sabemos si nos convence. Para eso, casi todos los programas cuentan con un periodo de prueba gratuita, de esta manera podemos utilizar el software, sin necesidad de pagar.
Esto puede ser muy útil si estamos indecisos entre varios programas, ya que, una vez probado, el que nos resulte más cómodo, fácil e intuitivo, es muy probable que sea el que terminemos eligiendo. La mejor manera de medir esto es utilizando una prueba gratuita.
Conclusión
En conclusión, ya hemos detallado los 7 aspectos principales que debes tener en cuenta para tomar tu decisión antes de decantarte por un software particular. Ahora utiliza este conocimiento y ponlo en práctica, siguiendo estos pasos te aseguramos estar tomando la decisión correcta.