Javier Diaz No es un secreto si decimos que la viabilidad de cualquier empresa depende de controlar los gastos y que estos no superen a los ingresos para conseguir beneficios. Pues bien, la clave está en llevar un seguimiento exhaustivo de los gastos para minimizarlos y hacerlo de forma eficaz, evitando errores y destinando los menores recursos humanos y económicos posibles. Dicho esto, la solución perfecta para lograr este objetivo es la automatización de los procesos de control de gastos mediante herramientas creadas específicamente para ello como la facturación electrónica.
Veamos cuáles son las ventajas de esta automatización, pero antes aclaremos algunos conceptos básicos.
¿Qué es el control de gastos?
El control de gastos en una empresa es, en pocas palabras, el seguimiento del dinero que entra y el que sale y tiene como objetivo optimizar los gastos y evitar los innecesarios para conseguir los máximos beneficios. El control de gastos es básico y se suele realizar de forma mensual y anual mediante varias herramientas como software de gestión empresarial, de facturación electrónica y documentos Excel.
Tipos de gastos
Para controlar los gastos resulta esencial saber antes cuáles son los tipos de gastos con los que se encuentra una compañía estándar. Los gastos están relacionados con el tipo de actividad, pero pueden clasificarse de forma general en…
- Gastos ordinarios fijos o variables: se trata de los gastos que dependen de la actividad productiva en sí como por ejemplo los gastos fijos como nóminas, alquileres, etc. o los variables como materias primas, suministros, proveedores, publicidad, gasolina… En esta categoría entran la mayoría de gastos.
- Gastos extraordinarios: Son los gastos no habituales que no dependen de la actividad económica directamente pero que repercuten en ella como por ejemplo las sanciones y multas, un accidente o la rotura de una maquinaria.
- Gastos financieros: Son los gastos que se derivan de los recursos financieros con los que trabaja la empresa y pueden ser comisiones, intereses, etc.
Todos estos gastos tienen que aparecer en el control de gastos de una empresa para poder medirlos, cuantificarlos y establecer una correcta estrategia de actuación. No obstante, para garantizar una gestión óptima lo ideal es contar con herramientas de automatización con las que controlar las acciones más habituales ahorrando recursos y mejorando la productividad de la empresa.
Por qué automatizar el control de gastos
La automatización del control de gastos tiene sentido en el caso de los gastos ordinarios que supongan tareas repetitivas y siempre y cuando las aplicaciones utilizadas permitan flexibilidad en la gestión. Estas son algunas de las ventajas de la automatización.
Optimizar tiempo y recursos
Uno de los principales beneficios de automatizar el control de gastos es que permite liberar de carga de trabajo al departamento de contabilidad, que se puede dedicar a otras tareas más productivas. Además, aunque toda herramienta de mejora de procesos financieros requiere de una inversión inicial y de un mantenimiento, enseguida se obtienen beneficios por el incremento de eficiencia de los equipos.
Detectar debilidades
Al automatizar tareas es el momento de analizar con detenimiento los gastos, cuestionarlos y buscar soluciones a gastos frecuentes que quizás podrían ser prescindibles. En este sentido, estas herramientas son perfectas para detectar las posibles debilidades de todo el proceso y buscar las soluciones más adecuadas.
Evitar errores
Otro punto fuerte de este sistema es la eliminación de los errores humanos como los retrasos en los pagos de facturas, los gastos que se traspapelan o los datos que son insuficientes. Con herramientas como un portal para proveedores es posible llevar un control de gastos de manera eficiente y organizada que cumplirá con los plazos y evitará posibles incidencias aumentando la satisfacción de los proveedores, empleados y colaboradores.
Transparencia y claridad
Al introducir el control de gastos en un sistema de automatización, este será accesible por los departamentos que tengan permiso resultando una información transparente y que se puede consultar en cualquier momento y a la hora de la toma de decisiones y de la gestión de los presupuestos.
Por todo ello, tras analizar todas las ventajas, podemos llegar a la conclusión de que contar con un control de gastos automatizado refuerza definitivamente la viabilidad de tu empresa y la impulsa a seguir creciendo.
